Si tienes una pequeña empresa (Mype o Pyme) o un pequeño negocio, alguna vez has revisado ¿Cuánto gastas en papel para imprimir al año?, ¿en qué época del año se incrementa el consumo de tinta y/o papel? o ¿Cuánto es el gasto en repuestos de inyección de tinta así sean recargables?, y yendo más a fondo, sabes ¿Quién es el usuario que imprime más en tu empresa? Si no tienes respuesta, para al menos 1 de estas 4 preguntas, entonces, lee con detenimiento este post, porque te ayudará a ahorrar dinero.
Antes de continuar, este post está orientado a pequeñas y medianas empresas, comprar una impresora de inyección de tinta para el hogar es justificable porque usualmente no se manejan volúmenes altos de impresión, que luego puedan generar altos costos en reposición de papel y tinta, aunque si este es tu caso, pues no estaría demás continuar leyendo.
Primero, nos enfocaremos en la impresora, normalmente, lo más “económico” y rápido es comprar una de inyección de tinta, la cual, al ser barata, nos da la impresión de que es una buena compra, pero, hemos determinado ¿Cuántas impresiones nos dará a colores o en blanco y negro vs. el volumen que imprimimos? o cuanto será nuestro costo anual por comprar las recargas de tinta?
A continuación pondré un pequeño ejercicio (que lo llamaré escenario 1) para determinar cuánto podríamos ahorrar si en lugar de comprar una impresora de inyección de tinta compráramos una impresora láser en blanco y negro (ambas con funciones similares: impresión, copiado, escaneado y fax).
*Los datos se basan en una duración de impresión de 1,000 páginas por los cartuchos de inyección de tinta y 2,000 páginas por el toner, con uno volumen mensual de impresión de 500 hojas
El escenario 1 está basado en que siempre se consumirá el mismo número de papel a lo largo del año, pero si este número se incrementa, incrementará también los gastos de reposición de tinta o toner, por lo que nos enfocaremos ahora en el punto 2: El papel.
Estadísticamente, en empresas que no controlan las impresiones, el consumo de papel se incrementa desde 3 veces a más durante los fines de bimestres del año escolar y los meses de Julio o Diciembre que coinciden con los fines de los semestres en las universidades, lo que significa que tendríamos un incremento considerable, haciendo otro ejercicio (escenario 2) tendríamos:
Nuevo consumo total anual:
En ambos casos existe un ahorro, en el 1er escenario, tenemos un ahorro de 768 dólares anuales, algo realmente nada despreciable, pero si llevamos los números al escenario 2, que es un poco más cercano a la realidad, pues tenemos un ahorro de 1,320 dólares anuales.
Conclusiones
- Siempre ver los costos a largo plazo, anualizados, es una mejor forma de estimar nuestros gastos, si vemos sólo el día a día, estaremos perdiendo la visión completa, por lo que hago una cita a esta frase ya trillada: “hay que ver el bosque y no sólo el árbol”.
- Si tenemos esos niveles de ahorro, podríamos adquirir una impresora un poco más sofisticada en cuanto a control de usuarios, que cada uno tenga una clave, revisar el número de página impresas y que documentos imprimieron (muy importante para evitar fuga de información clasificada)
- Con un nivel adecuado de seguridad, se pueden implantar procedimientos de impresión que aseguren las buenas prácticas y el buen uso del papel.
- Si ya invertiste en tus impresoras de inyección y después leíste este artículo, no te preocupes, puedes venderla entre tus empleados recuperando algo de la inversión inicial, lo importante es que mientras más pronto lo hagas, mas pronto ahorrarás dinero.
