Gestión de Proyectos y Redes Sociales

Tenemos un gran proyecto entre manos, con bastantes personas involucradas, llámense gerentes, directores, jefes, pares y colaboradores, dentro de él tenemos bastante información que compartir, la cual puede incrementarse día a día cambiando muchas veces el objetivo origen y queremos venderlo lo mejor posible a un nivel de 360 grados, la pregunta que nos haríamos sería ¿Cómo lograr todos estos objetivos? Y mejor aún, ¿Cómo lograrlos con una sola solución?

¿ Qué es lo que hacemos normalmente cuando tenemos un proyecto, sin importar el tamaño ni su valor comercial? Empezamos creando todos los documentos en Word; llámese alcance, enunciado inicial, riesgos, costos,  recursos disponibles/asignados, etc…  luego, usamos un archivo Excel o el MS Project y levantamos todas las tareas con sus tiempos correspondientes, claro, todo celosamente guardado en el disco duro de nuestra PC,  finalmente recogemos los correos de todos los involucrados y empezamos a mandarles correos, con una periodicidad diaria o semanal dependiendo del proyecto para ir informando los avances del mismo.

Bueno, ¿Qué contras podemos encontrar en la forma clásica de llevar un proyecto? Empezando porque si se pierde nuestro disco duro, se pierde todo el proyecto, claro, existen servidores de archivo donde podemos colocar toda nuestra información, la cual estará a “salvo”, pero como cualquier elemento tecnológico, es susceptible de falla, lograremos recuperar información pero está tendrá un desfase, queramos o no, algún porcentaje de nuestro trabajo o del trabajo de varias personas se habrá perdido, luego, si manejamos un promedio de 100 correos al día, que posibilidades tenemos que nuestro correo sea leído en su totalidad, peor aún, cuánta gente ni siquiera lo abrirá!, sin contar los tiempos de respuesta para mejorar/validar/corregir los avances del proyecto.

Comunidad 2.0

Actualmente tenemos muchas redes sociales disponibles como Facebook, LinkedIn y Twitter, por lo que cualquier persona ya debería tener acceso, al menos a una de esas redes y saber su funcionamiento, similar con el caso de los blogs, sin importar la herramienta (WordPress o blogger), la mayoría de personas conoce su significado. Wikipedia es otro ejemplo, no tanto como una red social pero si una forma de colaboración mundial, donde existen muchos colaboradores que completan información para el beneficio de muchos, ya que recuerden, desde que existe internet, el mundo es plano.

Gestión de Proyecto 2.0

Entonces, ¿Cómo logramos cambiar todo lo anterior, manteniendo la base de lo que es una gestión de proyectos (PMI)?

Nuestras herramientas básicas al hacer algún nuevo proyecto son: MS Word, MS Excel, MS Project y/o MS Visio, quizás algo más sofisticado podría ser MS Office Project Server o Project.Net (Open Source), (la lista completa de software la pueden ver aquí), pero los costos asociados como licencias para unos y aprendizaje para todos, a veces suelen ser altos o inclusive generar rechazo como cualquier software nuevo.

En estos momentos ya no es una excusa decir que por no tener este tipo de herramientas no se puede gestionar un proyecto de manera colaborativa, por lo que el paso inicial es crear un Project Website, esto nos servirá para ponerlo de referencia y donde todos tendrán un único sitio de consulta, puede empezar siendo un blog, donde se coloquen todos los documentos y el planeamiento de trabajo (WBS). Si somos más osados, podemos instalar un Wiki, actualmente existen muchos proyectos que se llevan sobre Wikis, ya que, siguiendo la misma filosofía de PMI, esta herramienta nos da facilidades como control de cambios, historial, documentación en línea y en donde se puede saber el origen de los cambios, ya que cada usuario tiene un registro de sus acciones, en otra palabras, existe una bitácora de cambios, prueben entrando a Wikimatrix, aquí encontraran varias opciones, las más populares son  Mediawiki y Wikispaces. Quiero especificar que ambas opciones, un Wiki o un blog pueden ser instaladas en nuestro propio centro laboral, lo que nos da la privacidad que podríamos requerir, no es necesario que esté colocado públicamente en internet.

Otra opción podría ser Google docs, pero habría que compartir los archivos con cada persona y todos tener una cuenta de Google creada, quizás para equipos pequeños pueda ser más sencillo y práctico, Google docs nos permite usar archivos Word, Excel, Power Point y formularios para responder preguntas.

WordPress nos da opciones de agregar un modulo de Project Management, tenemos a WP-Task Manager y WP-Project.

Una vez que tenemos nuestro Project Website es importante que diariamente sea actualizada, ya que cualquier persona interesada en ver el avance del proyecto puede entrar a la web y ver  los resultados a cualquier hora del día, ¡la web  funciona las 24 horas!, no hay necesidad de pedir reportes y/o esperar por ellos.

Para marketear nuestro proyecto, podemos usar las redes sociales, usar twitter, LinkedIn e inclusive Facebook para comentar nuestros avances, aparte de que mostramos que estamos en actividad, indicamos específicamente en que estamos trabajando, nuestra red de contactos  también deben saber en qué estamos trabajando para tenerlos actualizados, darles el mensaje de que estamos siempre en cosas nuevas. Todo siempre bajo el paraguas de la confidencialidad de la información

Conclusiones

1. Ya no son suficientes las herramientas tradicionales, tener todo publicado en una página web es lo que tenemos que buscar, por temas de transparencia, agilidad en toma de decisiones, portabilidad de la información (está en la nube) y disponibilidad a cualquier hora de la información.
2. Existen herramientas para todos los gustos y bolsillos, dense un tiempo para evaluar cual es la mejor opción para su negocio.
3. Es la mejor manera de presentar la información actualizada de manera inmediata, no es necesario preparar correos o informes, la información siempre estará en línea y disponible en cualquier momento, hora o lugar.
4. Usar las redes sociales nos da un valor agregado en el desarrollo del proyecto, nos dará visibilidad en la empresa y con nuestros colegas, no hay que tenerles miedo, sólo hay que tener cuidado con la calidad de la información que se publica.